Plan Your Advertising Budget

Your budget will help you choose and assess the amount of advertising and its timing. It will also serve as the background for next year’s plan.


Deciding how much your advertising should cost, including how much should be invested in making sales grow – and how that amount should be allocated, is completely up to you, the small business owner-manager.

Advertising costs are a completely controllable expense. Advertising budgets are the means of determining and controlling this expense and dividing it wisely among departments, lines, or services.

This publication describes various methods (percentage of sales or profits, units of sales, objective and task) of establishing an advertising budget and suggests ways of applying budget amounts to get the effect you want.

If you want to build sales, it is almost certain that you will need to advertise. How much should you spend? How should you allocate your advertising dollars? How can you be sure your advertising outlays aren’t out of line? The advertising budget helps you determine how much you have to spend as well as how you are going to spend it.

What you would like to invest in advertising and what you can afford are seldom the same. Spending too much is obviously an extravagance, but spending too little can be just as bad in terms of lost sales and diminished visibility. Costs must be tied to results. You must be prepared to evaluate your goals and assess your capabilities – a budget will help you do precisely this.

Your budget will help you choose and assess the amount of advertising and its timing. It will also serve as the background for next year’s plan.

Methods of Establishing a Budget


Each of the various ways in which to establish an advertising budget has its problems as well as its benefits. No method is perfect for all types of businesses, nor for that matter is any combination of methods.

Here, concepts from several traditional methods of budgeting have been combined into three basic methods: percentage of sales or profits, unit of sales, and objective and task. You will need to use judgement and caution in choosing your method or methods.


Percentage of Sales or Profits

The most widely used method of establishing an advertising budget is to base it on a percentage of sales. Advertising is as much a business expense as, say, the cost of labor and, thus, should be related to the quantity of goods sold.

The percentage-of-sales method avoids some of the problems that result from using profits as a base. For instance, if profits in a period are low, it might not be the fault of sales or advertising. But if you stick with the same percentage figure, you will automatically reduce your advertising allotment. There’s no way around it: two percent of $10,000 is less than two percent of $15,000.

Such a cut in the advertising budget, if profits are down for other reasons, may very well lead to further losses in sales and profits. This, in turn, will lead to further reductions in advertising investment, and so on.

In the short run, a small business owner might make small additions to profit by cutting advertising expenses, but such a policy could lead to a long term deterioration of the bottom line. By using the percentage-of-sales method, you keep your advertising in a consistent relation to your sales volume, which is what your advertising should be primarily affecting. Gross margin, especially over the long run, should also show an increase if your advertising outlays are being properly applied.

What percentage?


You can guide your choice of a percentage-of-sales figure by finding out what other businesses in your industry are doing. These percentages are fairly consistent within a given sector of business.

It’s fairly easy to figure out the ratio of advertising expense to sales in your industry. You can also find these ratios through Web sites such as Industry Canada’s online information source Strategisat: , in reports published by financinal institutions such as Dun & Bradstreet at

Knowing the advertising sales ratio for your industry will help you spend proportionately to your competitors. You must be careful however, not to base your entire budget on these reads. Every situation is slightly different and industry averages are only averages. Your particular situation may require you to advertise more or less than your competition. You may feel that at this point in your business life cycle, it is important to spend more than average on advertising. the decision is ultimately yours. After all, growth requires investment.

No business owner should let any method bind him or her. It may be helpful for you to use the percentage-of-sales method because it is quick and easy. Not only is it a sound method for stable markets, but it may also keep your advertising budget from getting way out of proportion. Note: If you are looking to expand your market share, you will probably have to use a larger percentage of sales toward advertising than the industry average.

What sales?


Your budget can be determined as a percentage of past sales, of estimated future sales, or as a combination of the two:

Past sales.

Your base can be last year’s sales or an average of a number of years in the immediate past. Consider, though, that changes in economic conditions may cause your figures to be too high or too low.

Estimated future sales.

You can calculate your advertising budget as a percentage of your anticipated sales for next year. The most common pitfall of this method is an optimistic assumption that your business will continue to grow. You must always keep general business trends in mind, especially if there is the chance of a slump. Remember to assess the directions in both the industry and your own operation.

Past sales and estimated future sales.

The middle ground between an often conservative appraisal based on last year’s sales and an often overly optimistic assessment of next year’s, is to combine both. This method is generally more realistic during periods of changing economic conditions. It allows you to analyze trends and results thoroughly as well as predict future sales a little more accurately.

Unit of Sales


In the unit-of-sale method, you set aside a fixed sum for each unit of product to be sold, based on your experience and trade knowledge of how much advertising it takes to sell each unit. For example, if it takes two cent’s worth of advertising to sell a case of canned vegetables and you want to move 100,000 cases, you will have to spend $2,000 on advertising. If it costs X dollars to sell a refrigerator, you will have to budget 1,000 times X to sell one thousand refrigerators. Using this method, you are simply basing your budget on units of sale rather than dollar amounts of sale.

Some people consider this method just a variation of percentage-of-sales. However, since unit-of-sales is based on what experience tells rather than an overall percentage of your gross sales estimate, it is probably a more accurate estimate.

The unit-of-sales method is particularly useful in fields where the amount of product available is limited by outside factors, such as the weather’s effect on crops. If that’s the situation for your business, you must first estimate how many units or cases will be available to you. Then, you advertise only as much as experience tells you it takes to sell them. Thus, if you have a pretty good idea ahead of time how many units will be available, you should have minimal waste in your advertising costs.

This method is also suited for specialty goods, such as washing machines and automobiles; however, it’s difficult to apply when you have many different kinds of products to advertise and must divide your advertising among these products. The unit-of-sales method is not very useful in sporadic or irregular markets or for style merchandise.

Objective and Task


The most difficult (and least used) method for determining an advertising budget is the objective-and-task approach. Though it is more complex than other methods, this approach is the most accurate and therefore best method for determining your budget.

It relates the appropriation to the marketing task to be accomplished.

It relates the advertising appropriation under usual conditions and in the long run to the volume of sales, so that profits and reserves will not be drained.

To establish your budget using this method, you need a coordinated marketing program with specific objectives based on a thorough survey of your markets and their potential.

While the percentage-of-sales or profits method, determines how much you’ll spend without much consideration, the task method establishes what you must do in order to meet your objectives. Only then do you calculate its cost.

You should set specific objectives: not just “Increase sales”, but, for example, “Sell 25% more of product X or service Y by attracting the business of teenagers”. Then, determine what media best reaches your target market and estimate how much it will cost to run the number and types of advertisements you think it’ll take to get that sales increase. You repeat this process for each of your objectives. When you total these costs, you have your projected budget.

Of course, you may find that you can’t afford to advertise as you’d like to. It’s a good idea, therefore, to rank your objectives. As with the other methods, be prepared to change your plan to reflect reality and to fit the resources you have available.

How to Allocate Your Budget


Once you have determined your advertising budget, you must decide how you will allocate your advertising dollars.

First, you will have to decide if you’ll do any institutional advertising or only promotional advertising.

After you have set aside an amount on which to build your image (if that is your plan for the year), you can then allocate your promotional advertising in a number of ways. Among the most common breakdowns are:


Departmental Budgets

The most common method of allocating advertising dollars is “percent of sales”. The departments or product categories with the greatest sales volume may receive the biggest share of the budget.

In a small business or when the merchandise range is limited, the same percentage can be used throughout. Otherwise, a good rule is to use the average industry figure for each product.

By breaking down the budget by departments or products, the goods that require more promotion to stimulate sales can get the required advertising dollars. Your budget can be further divided into individual merchandise lines.

Total Budget


Your total budget may be the result of integrated departmental or product budgets. If your business has set an upper limit for advertising expense percentage, then your departmental budgets, which are based on different percentages of sales in each area, might be pared down.

In smaller businesses, the total budget may be the only one established. It too, should be divided into merchandise classifications for scheduling.

Calendar Periods


Most executives of small businesses usually plan their advertising on a monthly or weekly basis. Your budget, even if it’s for a longer planning period, should also be calculated for these shorter periods. It will give you better control.

The percentage-of-sales method is also useful here to determine how much money to allocate by time periods. The standard practice is to match sales with advertising dollars. Thus, if February accounts for 5% of your sales, you might give it 5% of your budget.

Sometimes you might want to adjust advertising allocations downward in some of your heavier sales months, so you can boost the budget of some of your poorer periods. But this should be done only if you have reason (as when you competition’s sales trends differ markedly from yours) to believe that a change in your advertising timing could improve slow sales.



The amount of advertising that you place in each advertising medium (ie., direct mail, newspapers, radio, television, Internet, etc.) should be determined by past experience, industry practice, and ideas from media specialists. Normally, it is wise to use the same sort of media your competitors use. That is most likely where your potential customers look and listen.

Sales Areas


You can either spend your advertising dollars in areas where your customers already frequent, or you can use them to stimulate new sales areas. Whatever you choose, remember that it is usually more costly to develop new markets than it is to maintain the ones that are already established.

A Flexible Budget


Any combination of these methods may be employed in the formation and allocation of your advertising budget. Based on your advertising needs, you may find that you need all or only one of these methods to meet your advertising objectives. Whatever the case, make sure that your budget is flexible. It must be easy to adjust when there are changes in the market.

The duration of your planning and budgeting period depends upon the nature of your business. If you can use short budgeting periods, you’ll find that your advertising can be more flexible and that you can change tactics to meet immediate trends.

To ensure advertising flexibility, you should have a contingency fund to deal with special circumstances – such as the introduction of a new product, specials available in local media, or unexpected competitive situations.

Beware of your competitors’activities at all times. Don’t blindly copy your competitors, but analyze how their actions may affect your business – and be prepared to act.

Getting Started


Your first budget will be the most difficult to develop, but it will be worth the effort since it will help you analyze the results of your advertising. By your next business year, you will have a more factual basis for budgeting than you did before. Your plans will become more effective with each budget you develop.

Những sai lầm trong quản trị kinh doanh nhà hàng (II)

hiều nhà đầu tư đã mắc sai lầm trong quá trình quản lý doanh nghiệp nhà hàng của mình.

3. Tư tưởng: “Chỉ cần set – up ổn định giai đoạn đầu là xong”

Không biết mô tả tư tưởng này bằng một câu nào hay hơn là viết đầy đủ ý tưởng đó. Tư tưởng này thường xuất phát từ những nhà đầu tư không am hiểu ngành quản trị kinh doanh nhà hàng, họ nghĩ rằng họ đang xây một căn nhà – chỉ cần xây xong là họ tự quản lý toàn bộ về sau một cách dễ dàng.

Trường hợp này thường xảy ra như sau: Nhà đầu tư tuyển dụng một quản lý nhà hàng, sau khi nhà hàng đã khai trương và đi vào hoạt động một thời gian, nhà đầu tư tìm đủ lý do để ép hoặc làm cho người quản lý phải tự xin nghĩ – và từ đó người chủ sẽ tự quản lý.

Tư tưởng này xuất phát từ suy nghĩ công việc quản trị kinh doanh nhà hàng là công việc đơn giản, chỉ cần qua khâu chuẩn bị, set-up xong, khai trương là công việc cứ thế chạy theo khuôn mẫu – và người chủ đầu tư tự tin mình sẽ tự quản lý tốt. Ngoài ra, trường hợp này cũng xuất phát từ ý muốn giảm chi phí cố định, không muốn trả phí cao cho người quản lý.

Tuy nhiên, kinh doanh nhà hàng thực sự không phải là việc mà chỉ học vài tháng, nhìn người khác làm vài tháng là có thể tự làm được. Bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều những khó khăn, những điều mới mà bạn sẽ phải khó hoặc không đủ khả năng, kinh nghiệm để giải quyết một cách chuyên nghiệp.

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong công việc này, bạn nên thuê, tuyển dụng một người quản lý lâu dài. Kinh doanh nhà hàng không chỉ là trông coi và thu, giữ tiền, bạn phải quản trị, phải làm mọi thứ để phát triển nhà hàng. Khi bạn còn “non” trong nghề, không gì bằng có một người thông thạo, chuyên nghiệp trợ lý giúp bạn hoặc thay bạn thực hiện điều đó.

Phù Sa

Những sai lầm trong quản trị kinh doanh nhà hàng (I)

Nhiều nhà đầu tư đã mắc sai lầm trong quá trình quản lý doanh nghiệp nhà hàng của mình.
1. Tuyển dụng nhân viên không phân tích mô tả công việc:

Nhiều nhà đầu tư nhà hàng khi tuyển nhân viên đã không áp dụng phương pháp đánh giá, không phân tích vị trí đang tuyển dụng, do vậy khi tiến hành tuyển dụng đã không đạt đước kết quả tốt về sau.

Một số chủ đầu tư có tư tưởng ban đầu là phải tuyển những nhân viên phục vụ với hồ sơ, lý lịch thật “đẹp” – Họ chọn những hồ sơ có học vị cao (cao đẳng, đại học), học lực xuất sắc, mà không lựa chọn xem ngành học và cấp học của họ có phù hợp không. Thực ra, các nhân viên tốt nghiệp bậc Đại học thường chỉ có tư tưởng kiếm một việc làm tạm như phục vụ bàn, bar trong khi đang chờ tìm việc mới, họ sẽ nhanh chóng và dễ dàng bỏ nhà hàng khi có công việc tốt hơn.

Nếu họ tốt nghiệp từ những ngành không liên quan đến ngành dịch vụ này thì khả năng, hiệu quả khi họ làm việc hoặc kết quả khi được đào tạo chuyên ngành nhà hàng càng thấp. Và như vậy, sau khi tuyển dụng và làm việc một thời gian rất ngắn, họ có thể xin thôi việc.

Như vậy sẽ gây tổn thất cho nhà hàng về tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự.

2. Đánh giá không chuẩn về ứng cử viên vị trí quản lý.
Nhiều ứng cử viên đã đánh bóng hồ sư của mình, tự nâng quá cao trình độ, kinh nghiệm và các vị trí đã trải qua trong quá khứ để mong muốn tìm được vị trí cao mong muốn. Thực tế này thường xảy ra với các ứng cử viên từng làm việc trong các nhà hàng nhỏ hoặc cấp bình dân – trung cao.
Trong quá khứ gần nhất, có thể họ mới đảm nhận chức vụ cao nhất là tổ trưởng hay giám sát bộ phận – Tuy nhiên khi được phỏng vấn, họ đã khẳng định rằng vị trí gần nhất họ đã trải qua là quản lý (Manager) của một nhà hàng nào đó, và vị trí họ muốn được xin đảm nhận bây giờ “cũng” là quản lý.

Thường thì các nhà hàng lớn hoặc khách sạn có hệ thống hoặc nguyên tắc tuyển dụng bài bản, chuyên nghiệp sẽ đòi hỏi các giấy tờ chứng minh như quyết định bổ nhiệm, giấy To whom may be concern, người liên hệ có thể chứng minh… và quan trọng nhất là ứng cử viên sẽ được phỏng vấn bởi các chuyên gia tuyển dụng đầy kinh nghiệm – do vậy nếu ứng cử viên quản lý chưa đủ trình độ, kinh nghiệm sẽ bị nhận ra ngay.

Tuy nhiên, đối với các nhà hàng không có hệ thống tuyển dụng bài bản, hay bản thân người tuyển dụng, phỏng vấn còn “non” trong ngành, thậm chí chưa hiểu lắm về chuyên ngành, các chủ đầu tư mới vào nghề… đều có thể bị các ứng cử viên này “qua mặt” – thậm chí còn bị khả năng “nói hay’ của ứng cử viên thuyết phục và đồng ý tuyển dụng.

Vấn đề là hiệu quả làm việc của ứng cử viên đó sau một thời gian. Sự non kém sẽ bộc lộ bằng các lỗi kém trong khâu quản lý hoạt động. Không bình ổn nhân sự, không phát triển kinh doanh …

Phù Sa

Cơ quan chức năng

Nhà hàng – doanh nghiệp của bạn hoạt động trong sự hỗ trợ và bảo vệ của luất pháp, của các cơ quan chức năng.

Bạn phải “chú ý” xây dựng mối quan hệ tốt và tuân thủ các quy định của các cơ quan sau:

– Chính quyền địa phương (phường xã)

– Cơ quan trật tự

– Vệ sinh y tế

– Phòng cháy chữa cháy

– Quản lý thị trường

– Cơ quan thuế.

– Tổ dân phố quanh nhà hàng bạn.


Ở Pháp thì rượu vang được chia làm 4 cấp bậc: AOC – Appellation d’Origine Contrôlée // VDQS ( Vin Délimité de Qualité Supérieure) // VIN DE PAYS // VIN DE TABLE
Ở Pháp rượu vang được chia làm 4 cấp bậc
AOC – Appellation d’Origine Contrôlée: rượu được xếp loại AOC là lọai rượu có chất lượng cao nhất. AOC là nguồn gốc xuất xứ mang tiêu chuẩn của từng vùng riêng biệt. Mỗi vùng đều có tiêu chuẩn riêng cho loại rượu và được INAO – viện kiểm chứng nguồn gốc xuất xứ quốc gia của cộng hòa Pháp thành lập từ năm 1935. Đến năm 1947 chính thức kiểm soát rượu AOC. Loại rượu thuộc đẳng cấp này phải tuân thủ theo các điều kiện vô cùng khắt khe từ giống nho, mật độ canh tác, gốc nho, sản lượng tối đa cho phép sản xuất trên một héc-ta, lượng cồn tối thiểu cho phép, phương thức canh tác và trước khi đưa ra thị trường còn phải kiểm tra thêm một lần nữa bởi hội đồng thẩm định.

Cru Classé: Chỉ có một vài vùng được INAO công nhận rượu vang đạt đạt đẳng cấp Cru Classé như: Côte de Provence, Grave, Médoc, Saint-Emilion và Sauterne

VDQS ( Vin Délimité de Qualité Supérieure): Đứng thứ 2 về chất lượng sau AOC. VSQS cũng phải tuân thủ những quy định nghiêm ngặt của từng vùng như về sản luợng và giống nho. Trên nhãn chai phía bên dưới góc trái thường có chữ VDQS và tên giống nho làm ra rượu đó.

VIN DE PAYS: Đứng thứ 3 về chất lượng. Nó là loại rượu có chất lượng cao hơn Vin de Table. Trên nhãn chai phải có tên vùng cụ thể nằm ở Pháp (Ví dụ: Vin de Pays D’Oc từ vùng Languedoc-Roussillon hoặc Vin de Pays de Côtes de Gascogne từ vùng Gascony). Các qui định kiểm soát về chất lượng của Vin de Pays ít khắt khe hơn các loại rượu thuộc AOC. Trên nhãn chai phải thể hiện tên một loại nho hoặc nhiều loại nho trộn với nhau sản xuất ra rượu đó. Vùng sản xuất rượu Vin de Pay có thể là rất lớn hoặc có thể rất nhỏ.

VIN DE TABLE: Ở Pháp, rượu Vin de Table là loại rượu uống hàng ngày, có mặt ở khắp mọi nơi: từ những nhà hàng bình dân cho đến những siêu thị lớn, chất lượng từ trung bình đến ngon. Chưa hẳn giá rẻ đã là chất lượng dở. Rượu Vin de Table được trộn từ nhiều nguồn rượu khác nhau. Trên nhãn chai Vin de Table chỉ thể hiện độ cồn. Phần lớn rượu Vin de Table dễ uống, êm và hơi ngọt. 

Sưu tầm từ thế giới rượu

Đồ sứ – Chinawares

Đồ sứ là thứ chắc chắn bạn phải mua sắm cho nhà hàng của mình. Bạn lựa chọn đồ sứ như thế nào?

Lựa chọn đồ sứ, trước hết bắt nguồn từ những định hướng:

Đẳng cấp nhà hàng của bạn: Bạn phải bắt buộc trang bị cho nhà hàng bạn loại bát đĩa, đồ sứ theo đẳng cấp nhất định. Nhà hàng của bạn rất sang trọng, cao cấp kiểu fine dinning, bạn không thể sử dụng bát đĩa có giá thành thấp, rẻ tiền. Ngược lại, nếu nhà hàng của bạn là nhà hàng bình dân, việc bạn trang bđồ sứ cao cấp là lãng phí và không phù hợp…

– Mô hình phục vụ: Nhà hàng của bạn là nhà hàng Âu, Á, Nhật, hay nhà hàng dân tộc Việt ?… bạn đều nên lựa chọn những mẫu mã phù hợp với chđề.

Tuy nhiên, đa số các hãng bát đĩa, đồ sđều có nhiều mẫu, hoa văn cho bạn lựa chọn, kể cả các công ty làm gốm sứ cổ truyền kiểu làng nghề như Bát tràng.

Nhưng không phải các công ty đều có các loại đẳng cấp vđồ sứ! Hoặc  chuyên sản xuất hàng cao cấp, hoặc trung bình, hoặc kiểu dân tộc.  Chỉ có các công ty thương mại, nhà cung cấp mới bán nhiều loại bát đĩa thuộc nhiều cấp độ từ sang trọng cao cấp đến bình dân.

Trên thị trưng Việt nam, có những loại nào thông dụng?

– Loại có giá thành thấp, bình dân, thông dụng. Phổ biến  nhất là đồ sứ toàn màu trắng: Hàng Trung quốc loại 2. Loại này rất phù hợp với các nhà hàng trung bình trở xuống, tuy nhiên chất lượng cuãng thấp, dễ vỡ, dễ mẻ, hàng không chuẩn.

– Loại có giá thành trung bình, thông dụng, hàng đẹp phù hợp với đa snhà hàng: Đồ sứ Trung quốc loại 1, đồ sứ CK, đồ sứ Long Phương. Trong đó, hàng CK Hotel được lựa chọn nhiều nhất vì mẫu mã và chất lượng

 – Loại cao cấp: Sứ Minh long, đồ sứ cao cấp nhập khẩu từ Châu Âu. Giá khá cao tuy nhiên mẫu mã và chất lượng rất tốt, phù hợp với các nhà hàng cao cấp, khách sạn.

Phù sa