Steps to start and run a coffee bar

Start and run a coffee bar in a professional way, you must follow these steps

Part 1: Getting started

 

1 . Prepare a business plan

Your vision of your business

How shoul I star out?

Customer profiles: finding your target market

What type of coffee bar is best?

Choosing  your product and services

Risk assessmrnt

The business plan

 

2 Setting up your business

Choosing a name

Your business structure

Start- up costs

Licencing

 

3 Insurance

Obtaining insurance

Planning your insurance your program

Type of business and personal insurance

 

4 Securing a site for your coffee bar

Where are the best location

Mapping it out

The site citeria check list

Evaluating the competition

Evaluating the financial viability of the site: the pro foma

Making an offer

How to negotiate your lease- Strategy that can save your thousand of dollars

The key consideration in making your final site decision.

 

5. Desining your own store

Creating your business’s identify

Your coffee bar’s look

Your staff’s look

 

6. Getting to your opening

How to do cost efective plans

How to get permits and licenses

Putting the job out to tender

Thing to do and buy

Supplier consideration

Storing your order

How and when to open your doors

 

7. Building a winning team

How to find a great staff

Employment starndards

How to interview

How to make hiring decisions you won’t forget

Deciding howmany people to hire

How to train your staff

Station designation

How to find a great manager

 

8. How to keep your coffee bar cleen

Keeping your coffee bar cleen

Cleening tips

The important of dish washing

Specific dish washing introductions

Keeping your coffee bar well stocked

 

Part 2: The product

 

9. Roasting coffee

 

Coffee

Decafeinating

Roasting

The different roasts

Roasts samples

Coffee flavoring

Storing beans

Cupping

Selling  roasted beasns to your customers

 

 10. Making and serving coffee

Which coffee should you serve?

Grinding

Measuring – how much coffee for how much brew?

Brwing equipment

The steps to brewing success

How to serve your coffee

 

11. The secret of espresso success

Essspresso

The espresso grinder

The espresso machine

Six steps to a terrific espresso

Creama

Espresso troubleshooting

Espresso menu items

 

12. Speciaty coffees

What are specialty coffee?

Foaming versus steaming

Six step to steaming milk

Six steps to foaming meal

Specialty coffee menu items

 

13. Tea

The contemplative beverage

A brief history of tea

Growing tea

Types of tea

Market potential

Tea “brands”

Five keys to great tea

Cupping tea

Serving tea

Selling tea to your customers

Teahouses – to build or not to build

 

Part 3: Operation

 

14. The money exchange station

The money exchange station- where it all happens

The till: policies and procedures

 Elevent steps to customer service

At the counter that will wow? Your customers

Special requests

Long lineups

 

15. How to manage a successful coffee bar business

Business management

Employee management

Product management

Financial management

Facilities management

 

16. Building sales

Sales objective

Marketing objectives and strategies

Getting new customers

Keeping your customers

Getting your customer to spend more

Gettimg customer to  come back more often

Marketing plan

 

17. Sevent characteristics of a successful coffee bar owner

You as a great leader

You as a Manager

You as a Communicator

You as a Goal setter

You as a Problem solver

You as a great sale builder

Commitment to customer service

 

18. Expanding and franchising

Expanding when and why

Franchising

 

Appendixes

Coffee and the eviroment

Coffee orgnizations and suppliers.

 

Samples

 

Business plan outline

Star – up bugget

Pro forma

Staff application form

Interview’s  form

Traning completion certificate

Brew record

Manager’s meeting form

Inventory order sheet

Daily prep sheet

Daily cash sheet

Weekly summary

Monh-end income and expensive statement

Media thank you letter

Marketing calendar

Complain letter respond

 

Checklists

Site selection criteria

Coffee bar design and lay out

Pre – opening checklist

Station completion sign-off

Opening checklist

Closing checklist

—————————————————————–

Doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng ăn uống, quán ăn uống bình dân cần phải đảm bảo những điều kiện gì?

Theo thông tư số 18/1999/TT-BTM ngày 19/5/1999 của Bộ Thương mại, các doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng ăn uống, quán ăn uống bình dân phải thực hiện các quy định sau:

1. Thường xuyên đảm bảo thực hiện 4 điều kiện kinh doanh theo quy định tại thông tư này.

2. Đảm bảo những yêu cầu vệ sinh trong kinh doanh ăn uống và quy định việc báo cáo điều tra ngộ độc do ăn uống, cụ thể:

– Khi phát hiện hoặc nghi ngờ có vụ ngộ độc do ăn uống (ít nhất có hai người cùng ăn bị tiêu chảy, nôn mửa, đau bụng, … trong cùng một thời điểm) chủ cơ sở ăn uống hoặc người có trách nhiệm phải có nghĩa vụ báo cáo ngay với cơ quan y tế gần nhất

– Sản phẩm ăn uống nghi ngờ gây ngộ độc phải được giữ lại để cơ quan điều tra, kiểm nghiệm, xác định nguyên nhân.

– Cơ sở ăn uống có loại sản phẩm gây ngộ độc sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về hành vi sai phạm và phải trả toàn bộ chi phí về khám, chữa bệnh cho bệnh nhân bị ngộ độc, cũng như chi phí cho việc điều tra tìm nguyên nhân gây ra ngộ đôc.

– Người phụ trách đơn vị có trách nhiệm tổ chức việc khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên. Nếu người nào mắc một trong các bệnh truyền nhiễm thì tạm thời cho nghỉ việc cho tới khi điều trị khỏi bệnh hoặc chuyển sang làm việc khác.

3. Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan đến kinh doanh ăn uống tại Nghị định 36/CP ngày 29/5/1995 và Nghị định 87/CP ngày 12/12/1995 của Chính phủ.

Sử dụng phần mềm quản lý

Để tăng hiệu quản quản lý, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng.

Hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý nhà hàng của nhiều công ty Việt nam, nước ngoài sản xuất. Thường thì các phần mềm này đều khá hoàn thiện vào thời điểm này, gồm các phần chính sau:

– Quản lý thu ngân
– Quản lý bán hàng
– Quản lý thu mua
– Quản lý công nợ
– Quản lý kho
– Quản lý kinh doanh
– Quản lý, đặt tiệc
– …

Các hệ thống phần mềm đều được áp dụng phân quyền quản trị, và cho ra nhiều mẫu báo cáo cần thiết.

Tuy nhiên, cần phân biệt và lựa chọn các mô hình cài đặt để áp dụng đúng với mô hình nhà hàng bạn đang kinh doanh. Phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay có các loại chính như sau:

Loại phần mềm chạy trên máy chuyên dung Casio: Loại này phù hợp với các nhà hàng Fastfood, cafe, siêu thị, cửa hàng bán lẻ.
Loại phần mềm POS system –  sử dụng màn hình cảm ứng
Loại phần mềm đa năng chạy trên PC – Đây là loại thông dụng nhất – dễ tương thích với các loại PC trong văn phong bạn, dễ nâng cấp hay bổ sung tính năng, giá cả hợp lý.

Sử dụng phần mềm sẽ giúp chủ đầu tư và bộ phận quản lý dễ quản lý hơn, hệ thống quản lý tài chính chặt chẻ hơn,

QL chi phí thực phẩm: mấu chốt của lãi suất.

Bạn thường nghe dân nhà hàng thảo luận về “cốt” hay “giá cốt” – đấy chính là cost – chi phí hay giá vốn đồ ăn, đồ uống trong nhà hàng.

Giá vốn và giá bán quyết định lãi suất (thuần). Bạn phải kiểm soát tốt chi phí thực phẩm để đảm bảo lãi suất.

– Giá vốn hàng nhập: Các đơn giá hàng hoá thực phẩm phải được kiểm soát chặt chẽ. Bất cứ biến động nào về giá đầu vào phải được xem xét để có kế hoạch điều chỉnh cách chế biến hoặc giá bán ra.

– Chi phí phụ khi chế biến món ăn: Gia vị, nguyên liệu, công.

– Thực phẩm nhập vào phải đựoc bộ phận kế toán thường xuyên khảo sát về giá trên thị trường.

– Thực phẩm đã nhập cần được bảo quản đúng quy trình tránh hư hỏng, và cũng phải được sử dụng đúng để tránh lãng phí. Hư hỏng và lãng phí sẽ đẩy chi phí chung lên cao.

Tránh lãng công, tránh thừa nhân sự.

Chi phí nhân sự là khoản chi phí khá lớn trong chi phí cố định

Muốn nhà hàng hoạt động chuyên nghiệp, trơn tru, phải đủ nhân sự. Bạn không thể lấy nhân viên bảo vệ kiêm lễ tân, nhân viên tạp vụ làm luôn phục vụ. nhân viên kế toán chạy xuống pha chế, bưng bê (trừ khi tình huóng thiếu nhân viên đột xuất bất khả kháng)

Tuy nhiên, nhiều nhân viên đồng nghĩa với quỹ lương cao – chi phí lớn. Bởi vậy cũng không thể thừa nhân viên. Không cần thiết phải có một lực lượng nhân viên hùng hậu đến nhốn nháo, hai người khách 3 người phục vụ (với mục tiêu luôn có người phục vụ, khách không bao giờ phải gọi…)

Vây, điều quan trọng ở đây là bạn phải tính toán đủ, sơ đồ tổ chức nhân sự phải hợp lý, nhân viên phục vụ phải tinh về kỹ năng để tránh thừa nhân sự nhưng cũng không thiếu nhiều.

Ngoài ra, lãng công cũng là vấn đề thường gặp. Đây là khả năng phân công công việc của cán bộ quản lý.

Người quản lý nên biết phân công đúng người, đúng việc, đúng lúc!

– Cần biết điều chuyển nhân viên hợp lý giữa các khu vực phục vụ khi khu vực này đông, khu vực kia ít.
– Cần biết xếp lịch nghỉ theo quy luật kinh doanh những ngày đông, những ngày vắng, ngày lễ hội…
– Cần biết phân công công việc những khi nhân viên rãnh rỗi, chưa có khách… tránh để nhân viên ngồi không, ngủ gục trong giờ làm.